登録支援機関の役割って何？特定技能外国人への支援内容や選び方を解説！

この記事では、「登録支援機関」をテーマに役割や要件、支援業務の内容について解説していきます。登録支援機関を選ぶ際のポイントについても触れていますので、特定技能外国人の雇用をご検討中の受け入れ企業様はぜひ最後までご覧ください。

YouTubeでも解説しておりますので、ぜひあわせてご覧ください！

登録支援機関とは？

「登録支援機関」とは、特定技能外国人の受け入れ企業に代わり、特定技能外国人への「支援計画の策定」や「支援計画に基づいた支援の実施」などを代理で行う・サポートしてくれる機関のことを指します。

特定技能外国人を雇用した受け入れ企業は、1号特定技能外国人が安定的かつ円滑に活動していくための職業生活上、日常生活上、または社会生活上の支援を実施しなければなりません。（参考：出入国在留管理庁「1号特定技能外国人に関する運用要領」P4）

この支援に関しては、「支援計画」を策定し、出入国在留管理庁へ提出すると同時に、入社後に認定を受けた「支援計画」に基づいて適切に実施していきます。

また、必要に応じて「定期届出」や「随時届出」という報告を出入国在留管理庁へ実施する必要もあり、届出の不履行や虚偽などという違反が発覚した場合は、指導・罰則の対象となってしまいます。

支援の内容や計画の作成など、必要な知識のキャッチアップ及び支援の実施工数が発生してくるため、受け入れ企業が自社で支援をするのが難しいこともあります。こういった場合に、登録支援機関へ支援業務を委託することでスムーズな特定技能外国人の受け入れが可能になります。

特定技能外国人の受け入れについて一から知りたい！という方は、「在留資格「特定技能」とは？技能実習との違いも含めてわかりやすく解説！」の記事をご覧ください。

登録支援機関になるための要件は？

登録支援機関は出入国在留管理庁による許可・登録が必要ですが、具体的にはどのような要件が設けられているのでしょうか？

ざっくりと、登録を受けるための基準としては、以下の2点になってきます。（参考：外務省｜「登録支援機関について」）

1. 機関自体が適切（例：5年以内に出入国・労働法令違反がない等）
2. 外国人を支援する体制あり（例：外国人が理解できる言語で支援できる）

具体的には、以下のような項目が登録支援機関になる際に求められる要件となっております（あくまで一例です）。

外国人材受け入れの生活相談実績など、一定のノウハウを有する団体に許可されるようになっていることが伺えます。

また、登録支援機関の登録拒否事由にも該当しないことが求められます。この登録拒否事由に該当しなければ個人でも登録が認められます。登録拒否事由に関しては、出入国在留管理庁｜「登録支援機関の登録拒否事由」を参照ください。

また、支援義務があるのは1号特定技能外国人で、2号特定技能外国人は支援義務はありません。

登録支援機関の役割・義務ってなに？

登録支援機関の義務・役割は大まかに言うと以下の2つです。（参考：外務省｜「登録支援機関について」）

1. 外国人への支援を適切に実施
2. 出入国在留管理庁への各種届出

この義務を怠った場合は、登録支援機関としての許可が取り消しになります。

また、支援計画の作成や在留資格申請には、入管で定められた様式を作成したり、必要書類を抜け漏れなく回収したり等、かなり煩雑かつ複雑になっています（参考：出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式）」）。

支援計画の作成に関しては、直接登録支援機関が作成することはできませんが、作成の為のアドバイスなど、サポートを受けることが可能です。

重複しますが、こういった支援に関しては、あくまで1号特定技能に対してのみであり、2号特定技能に関しては義務ではありません。

どのくらい登録支援機関はある？

2023年12月22日現在、出入国在留管理庁の許認可を受けた登録支援機関は、日本国内に9,197件あります。最新データは出入国在留管理庁｜「登録支援機関」に掲載されていますので、ご興味ある方はご覧ください。

これらの登録支援機関の活動母体は様々で、支援体制が整った業界団体、人材紹介会社、行政書士、社労士など幅広く、それぞれのバックグラウンドの違いから、「書類作成に強みを持っている」「技能実習生の監理経験が豊富で、支援対応に定評がある」「人材募集から受け入れ後の支援まで一貫してスピーディにサポートしてもらえる」など強みも異なります。

2022年12月末時点ではありますが、出入国在留管理庁が公表している登録支援期間の類型は上図の通りです。

また、2022年7月時点ですが、過去1年間に支援した外国人数が10人以下という登録支援機関が全体の半数以上を占めており、しっかりと実績・経験を積んでいる登録支援機関数は意外と少ないことが浮き彫りとなっています。

後にも説明しますが、実際に登録支援機関に委託する際は、どの程度の活動実績があるのかはしっかりと確認したほうが良いでしょう。

特定技能外国人へ実施する「支援」ってなんだ？

先ほどから繰り返し出てきている「支援」ですが、具体的にはどのようなものを指すのか見ていきます。

上記が、受け入れた特定技能外国人に対して実施しなければならない支援業務の全様です。

この10項目には、必ず実施しなければならない「義務的支援」と実施が望ましいとされる「任意的支援」の2つの種類が存在します。文字通り、「任意的支援」に関しては、実施しなくても問題ありませんが、義務的支援に関しては、全てを実施していないと、適正に支援をしていないとして罰則の対象となります。

10の支援項目を1つずつ個別に「義務的支援」と「任意的支援」を詳しく見ていきましょう。

①事前ガイダンス

事前ガイダンスは、1号特定技能外国人を採用する際、在留資格認定証明書の交付（変更）申請前に、対面もしくはテレビ電話等により、外国人が十分に理解できる言語で以下の事項の情報提供が求められます。

メールや文章の送信のみで済ますことはできず、目安として3時間程度の時間をかけて実施することが求められています。技能実習生から特定技能へ移行される方に関しては、多少時間を短縮することも可能ですが、1時間未満で終わらせることは認められていません。

②出入国送迎の支援

出入国する際の送迎に関する具体的な支援内容は以下の通りです。

なお、送迎に要する費用に関しては、義務的支援に要する費用として特定技能所属機関等が負担し、本人に負担させてはならないとなっています。

また、あくまで出入国時の送迎が対象となっているため、一時帰国の際の出入国は送迎義務はございません。（本人が一人で空港等へいけない場合は、支援を実施する必要があります。）

③住居確保や生活に必要な契約のサポート

住居確保や生活に必要な契約を結ぶために、以下のような支援も実施する必要があります。

＜適切な住居確保に係る支援＞

特定技能外国人の住居に関しては、状況に応じた適切な支援を個別に実施しなければなりません。また、一人当たりの居室の広さは、7.5平米以上と定められていますので、物件探しをする際には気をつけましょう。

＜生活に必要な契約に係る支援＞

義務的支援としては、金融機関における預金口座開設や携帯電話の契約、電気・ガス・水道等の契約について、外国人に必要書類の提供や窓口案内、窓口への同行といった各手続きの補助を実施する必要があります。

任意的支援としては、生活に必要な各種契約に関して、契約の途中において、契約途中で契約内容の変更や解約を行う場合、各手続きが円滑に行われるように、必要書類の提供や窓口への案内、必要に応じて窓口への同行など、各種手続きの補助を行うことが望まれています。

④生活オリエンテーションの実施

外国人が日本での生活を円滑に行うために、以下の情報を提供する生活オリエンテーションを入国後遅滞なく実施する必要があります。

実施方法としては、テレビ電話やDVD等の動画視聴でも問題ありませんが、特定技能外国人が十分に理解できる言語で実施する必要があります。

また、実施時間に関して、標準的な目安は8時間程度となっています。技能実習2号や留学生から移行する方に関しては、日本での生活環境に対して理解がありますが、4時間に満たない場合は、生活オリエンテーションを適切に実施していないとみなされます。（1号特定技能外国人が転職に伴い異なる受入機関へ変更した際にも実施する必要があります。）

なお、生活オリエンテーションは義務的支援のみとなっています。

⑤公的手続き等への同行

こちらの義務的支援は、転出・転入や社会保険、各種税の手続き等、公的な手続き時に、日本語等を理由として本人のみでは実施が困難な場合に、窓口への同行や書類作成の補助などを実施します。

⑥日本語学習の機会提供

日本語を学習する機会の提供も支援内容に含まれています。

義務的支援に関しては、あくまで情報提供のみで問題ないものの、支援を実施した際に、過度な学習費用が特定技能外国人本人に発生しないように留意する必要があります。

⑦相談・苦情対応

相談又は苦情への対応に関する支援内容は以下の通りです。 

特定技能外国人が相談の内容を理由に職場での待遇等に不当な扱いがなされないように、最新の注意を払う必要があります。

また、相談及び苦情の対応を行った場合は、相談記録書に記録を残すことも求められています。さらに、相談の結果、関係行政機関へ通報を行った場合は、別途支援実施状況に係る届出書にもその旨記録をとっておく必要がある点は留意しておきましょう。

⑧日本人との交流促進

日本人との交流促進も受け入れ企業は支援しなければなりません。

義務的支援については、情報の提供だけでなく、参加手続きのサポートなども含まれています。

⑨非自発的転職の支援

外国人の責めに帰すべき事由によらない（受け入れ側の都合）で、特定技能雇用契約を解除する場合は、以下の支援を実施しなければなりません。

本支援は義務的支援のみで、可能な限り次の受け入れ先が決まるまで継続することが求められています。

⑩定期面談・行政機関への通報

外国人の労働・生活状況の把握のために、定期的な面談の実施等も求められます。

特定技能外国人と監督する立場にある者との三者面談を四半期ごとに実施する必要があります。

また、面談は、直接対面で実施することが求められている点は留意しましょう。

特定技能を雇用するには、登録支援機関への支援委託が必須？

まず、特定技能外国人を雇用する受け入れ機関がどれくらい登録支援機関を活用しているかを見ていきます。

以下のグラフは出入国在留管理庁が公表しているデータです。

2022年7月と少し前の調査ですが、登録支援機関を利用している受け入れ機関は全体の84.4%と、ほとんどの受け入れ機関が登録支援機関を活用しています。

一方で、自社で1号特定技能外国人の支援を実施している受け入れ機関も一部あります。

ここからは、登録支援機関に支援委託が必要な場合とそうでない場合について見ていきます。

全ての支援業務を委託する必要があるケース

結論、以下の2点を満たしていない場合は、全ての支援業務を登録支援機関に委託する必要があります。

つまり、「初めて外国人労働者を受け入れる」という企業は、必ず登録支援機関へ委託しなければなりません。

また、上記の要件を満たした上で、先にあげた「義務的支援の実施体制がしっかりと整っているか」に関しても、支援計画申請時に入管からしっかりと審査されることとなります。

外国人労働者に対して、日常や業務に関する支援を行うには、母国語などで説明する語学力なども含め、ある程度の知識や経験が必要です。そのため、それらのスキルがある社員を確保できる企業が少ないのが現状です。

支援業務を自社で実施してもOKなケース

登録支援機関を利用せず、自社で1号特定技能外国人の支援を実施できるケースは、前述の2点の要件に加え、支援実施体制・計画づくりといった条件をクリアできる場合です。

外国人労働者の受け入れ実績があり、支援責任者（担当者）が社内におり、ルールに基づき支援計画の作成から実施までの支援体制が整っている企業に限られます。

一方で、「上記の要件を満たしているが、全ての義務的支援を実施するための社内リソースがない」という企業に関しては、一部の支援業務のみを切り離して登録支援機関へ委託することも可能です。しかし、この場合は、支援計画の中での委託範囲を明らかにしておく必要があります。

いずれにせよ、自社で支援を実施するとなると、書類の作成や特定技能制度における知識のインプット、母国語での支援体制構築など、かなりの工数や負担がかかってきますので、登録支援機関を活用している企業が多くなっています。

自社で支援業務を実施するのって現実的なの？

先述の通り、特定技能外国人の支援について、登録支援機関を活用されている企業が多い現状ですが、自社で支援業務を実施することは現実的にどうなのか？という点について見ていきたいと思います。

こちらについては、YouTubeでも解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。

自社支援の意外な落とし穴に注意

特定技能外国人の支援業務を自社で行う場合、委託料を抑えられるというメリットもある一方で、しっかりと理解をしておくべきリスクがあります。

それは、特定技能外国人の雇用を増やしたり、退職者の穴埋めをする場合に、特定技能外国人材の確保に苦戦する可能性があることです。

特定技能外国人の募集を人材紹介会社などに依存をしている場合、登録支援機関を兼ねている紹介会社は、外国人の紹介だけでなく支援業務も併せて委託をしてくれる企業に優先的に人材を紹介します。

これは、特定技能外国人の紹介単価が日本人と比べても安価だという点からも伺えます。紹介の報酬だけでは紹介会社の利幅が小さくうまみが少ないため、より多くの支援委託を請け負いたいと考えるのが一般的です。

また、より多くの特定技能外国人を獲得するには、様々な国籍の外国人の雇用を考える必要がでてくるでしょう。多国籍の人材を支援するため、言語の面で、多くのスタッフを揃える必要があり、結果的に人件費が重たくなってしまうなどのリスクも考えられるでしょう。

一方で、自社での募集機能及び多言語対応が可能な社内体制が構築できるのであれば、こういったリスクは回避することができます。

登録支援機関へ支援を委託するメリットは？

特定技能外国人を雇用している多くの企業で活用されている登録支援機関。委託料が発生するとは言え、登録支援機関に支援を依頼することにはいくつかのメリットが挙げられます。ここからは、登録支援機関に支援を依頼するメリットを見ていきます。

人材の募集

特定技能外国人の募集を人材紹介会社を通じて行っている場合、その人材紹介会社に支援業務を委託することで、優先的に多くの特定技能人材を紹介してくれるメリットがあります。

今後、特定技能外国人の雇用拡大を考えられている企業にとっては大きなメリットでしょう。

社内工数の削減

支援にかかる工数や手間を削減できるのも大きなメリットです。

教育係をつけたり、雇用契約書や業務マニュアルなどの翻訳など、外国人社員特有のフォロー業務を行いつつ、さらに来日手続きの準備や送迎、住居やライフラインの契約への同行、ガイダンスを行うのは多大な時間と労力が必要です。これを代わりに行ってもらうことで負担や工数を大幅に軽減できます。

法令違反の未然防止

法令違反を防げるという点も見逃せません。

特定技能制度では、支援に付随してやることが多数あるため、「うっかり随時報告を忘れていた」なんていう理由で、罰則を受けることを物理的に防げます。また、何より心理的な安心感も得ることができます。

どの登録支援機関へ支援を委託すれば良い？

それでは登録支援機関へ支援を委託する際、どのような登録支援機関を選べばよいのかを見ていきます。

対応言語及び国籍から判断

登録支援機関選びで重要なのは、対応可能な言語と国籍です。

見てお分かりいただける通り、2021年12月で最も多かったベトナム国籍を持つ在留者割合は1年間で減少傾向にあり、一方でインドネシアやフィリピンの割合が増加をしています。これまで特定技能外国人はベトナム国籍が圧倒的に多かった過去から、より多国籍に変化しつつあることを表しています。

そのため、今後、特定技能外国人を雇用する場合、複数の国籍の外国人を雇用する企業も増えていくことになるでしょう。そうなった場合も考え、なるべく多国籍の外国人のサポート・支援体制がある登録支援機関を選ぶことが重要になってきます。

登録支援機関の活動実績を確認する

先にも説明しましたが、2022年7月発表の以下データでは、過去1年間で特定技能外国人の支援人数が20名以下の登録支援機関が全体の81％を占めております。

上記の調査当時よりは特定技能外国人の雇用も活性化されており、2023年12月現在では全国で9,000件以上の登録支援機関がありますが、支援実績が乏しい機関がまだ大半を占めているでしょう。そのような登録支援機関は、募集〜入社後のサポートがスムーズでないことも考えられます。

そういった登録支援機関を選んでしまいトラブルにならないよう、実際に何名の特定技能外国人の支援を行っているか等の活動実績は必ず確認した方が良いでしょう。

登録支援機関の費用や提案内容が適正かどうか見極める

私自身、営業の現場で多種多様な企業様と面談する中で、弊社以外にも「登録支援機関から提案を受けた」、「すでに登録支援機関複数社と取引している」などとお伺いするケースも多々あります。

そんな中、言葉を選ばずにいうと、登録支援機関にいいように搾取されてしまっている企業様もお見かけします。

一例をあげると、以下のようなものです。

当然ですが、「1社3名以上採用しなければならない」などという制約はありませんし、送り出し管理費については技能実習と異なり、特定技能においては一切支払う義務はありません。

また、都心部で業界平均以上の報酬をお支払いできるのであれば、わざわざ時間のかかる国外呼び寄せを選択するメリットはありませんし、仮に呼び寄せる場合であったとしても航空券代金を会社負担にする必要もありません。

無知であるが故に、登録支援機関にいいように契約されてしまっている会社さんが、にわかには信じ難いことですが、結構多いのが実態です。

ぜひ以下のYouTubeをご覧いただき、もし今お付き合いしている支援機関の提案内容が少しでも「おかしいな？」と思うケースがある場合は、ぜひ弊社までお問い合わせください。

まとめ

今回は「登録支援機関と支援」をテーマにお話してきましたが、いかがでしたか。

記事中でお伝えした通り、登録支援機関に委託する際にはしっかりと見極める必要がありますし、すでに委託している場合は委託先の登録支援機関を変更することも場合によっては必要でしょう。

弊社は、創業3年で約500名の特定技能外国人（ベトナム・ミャンマー・インドネシア・ネパール）を支援してまいりました。

もし特定技能外国人の受け入れや委託先を変更したいという場合には、ぜひこちらのお問い合わせフォームからご連絡くださいませ。

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