在留カードの更新は、何よりも重要な手続きの一つです。
適切なタイミングで更新を行わなければ、在留資格が失効し、不法滞在と見なされてしまう危険があります。
この記事では在留カードの更新について解説していきます。いつ・どこで更新するのか、手続きの流れや必要書類などをまとめて解説していきますので、外国人労働者を既に雇用している方も、雇用を検討している方も是非最後までご確認ください。
在留カードってそもそもなに？
まずは在留カードとは何かを確認していきます。
在留カードは、日本に3ヵ月以上滞在する予定の外国人に対して交付される証明書です。これにより、外国人は日本に滞在するための法的な許可を持っていることが証明されます。
カードには、姓名や国籍、生年月日、住所などの基本情報が記載されており、運転免許証と同様に身分証明書として利用可能です。
特に重要なのは、在留資格と在留期限の情報です。これらは、カード所持者が特定の在留資格を持っており、期限内に日本に滞在できることを証明します。
加えて、日本に滞在する間は在留カードを携帯することが義務付けられており、不携帯の場合には罰則が科されることもあります。
在留カードを更新することが必要な理由に関しては、最も重要な点が、有効期限の設定があることです。在留資格の満了日と同日である有効期限を過ぎると、不法滞在とみなされ、日本での就労や滞在が認められなくなります。
そのため、海外からの労働者やその雇用主は、有効期限を意識して定期的に確認し、更新手続きを怠らないよう注意する必要があります。
在留資格について
在留カードについて見ていく前に、まず「在留資格」とは何かをおさらいします。
在留資格とは、「外国人が日本に在留し、何かしらの活動を行うために必要となる資格」のことを指します。この在留資格は、日本に入国する前に、出入国在留管理庁へ必要書類を準備・提出・審査を経ることで取得可能です。
在留資格は「出入国管理及び難民認定法（入管法）」という法律によって定められており、活動の内容によって29種類の在留資格が存在しています。
在留資格ごとに活動内容や就労の可否が異なり、従事可能な業務内容も細かく制限されています。
例えば、「特定技能」や「技能実習」といった就労が可能な在留資格や、「留学」という本来は就労不可ですが、特定の条件を満たすことで制限付きの就労が認められる場合もあります。
更に、在留資格ごとに在留期間が定められており、この期間内に限り日本国内に滞在できることになります。在留資格や申請人（外国人）、受け入れ機関によって付与される期間は、3ヶ月・6ヶ月・1年・3年・5年と異なります。
多くの在留資格は、在留期間が切れる前に出入国管理庁にて更新手続きを行うことで、さらに日本に在留することが可能です。そして、在留資格は、一人につき一つしか保有できません。
ここで注意が必要なのは、在留カードの管理についてです。外国人労働者やその雇用主は、在留カードの有効期限を意識して定期的に確認し、特に更新手続きを怠らないよう注意が必要です。
結果的に、在留資格の更新を行わなかった場合、外国人労働者が不法滞在と見なされるリスクだけでなく、雇用主に対する罰則も発生する可能性があります。このように、在留資格に関する理解を深めつつ、適切な管理と更新を心がけることが重要です。
もっと「在留資格」について詳しく知りたい方は「在留資格ってなに？ビザとの違いや取得方法、29種類まとめて解説！」の記事も併せてご覧ください。
在留カードとは？
在留カードとは、日本で3ヶ月以上滞在する中長期在留者にとっては、運転免許証と同じような身分証明書に近いイメージです（実際に公的な身分証明書として使用することが可能です）。常に携帯することが義務付けられており、不携帯の場合は、罰則・補導の対象となってしまいます。実物は、以下のような健康保険証サイズのカードとなっています。
裏面には住居地を変更した際に新しい住居地が記載される欄や、資格外活動許可の内容、何かしらの申請を実施している場合、申請中であることが記載される欄があるなど、外国人のあらゆる情報を確認することが可能です。この在留カードは、初めて日本に上陸される外国人の方は、空港での上陸審査時に交付されます。
また、既に日本に在住している方でも、新しい在留カードが交付される場合があります（転職に伴い在留資格を変更する場合等）。万が一、不法入国や在留期限切れ（オーバーステイ）の不法滞在者、就労できない外国人を雇用してしまった場合、外国人本人だけでなく雇用主側も不法就労助長罪という罪に問われます。
これは3年以下の懲役もしくは禁錮もしくは300万円以下の罰金又は併科されることになり、不法就労の事実を知らなかった場合でも、上記の処罰を免れることはできませんので要注意です。
そのため、外国人を雇用する際は、在留カードを事前にしっかり確認しておくことが大切なのです。
在留カードについては、こちらの記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください！
外国人の採用時には在留カードの確認が必須？
繰り返しにはなりますが、外国人を採用する場合は、在留カードの確認が非常に重要です。
在留カードを確認する際の具体的なポイントとしては、以下に挙げたような「在留資格の種類」、「就労制限の有無」、「在留期間」等が挙げられます。これらの情報を確認することで、採用する外国人が適切に日本での就労が可能かどうかを判断することができます。
ポイント①：在留資格
まずは、どんな在留資格を取得しているかを確認しましょう。取得している在留資格によっては、就労させることができません。
例えば、「留学」や「短期滞在」の在留資格の場合は、基本的に就労が許可されていません。これらの資格を保有している外国人を雇用することはできないため、注意が必要です。
一方、「特定技能」や「技術・人文知識・国際業務」など、就労が認められた資格の場合は、求人に応じて雇用することが可能です。しかし、それでも職種や業務内容に応じた制限が存在するため、具体的な条件を詳しく確認する必要があります。
このように、在留資格の確認は外国人を雇用する際の重要なステップの一つです。見落としやすい部分でもあるため、採用プロセスの中でしっかりと確認を行うことが求められます。
ポイント②：就労可否
①の在留資格の就労可否が記載されています。「就労不可」と記載されている場合は、基本的には採用できません。
ただし、④を満たせば一定の条件の下、就労が可能です。これはもともと出入国管理局の決まりで就労が不可な在留資格でも出入国管理局へ申請をし、許可が降りれば定められた時間内での就労が可能になります。
ポイント③：在留期間
在留カードの在留期間は、外国人が日本に合法的に滞在できる期間を示しています。 外国人を雇用するにあたっては、在留期間がどのように設定されているかをしっかりと確認することが重要です。
特に、就労を希望する場合は、在留期間が雇用期間と一致しているか、またはそれ以上の長さである必要があります。
在留期間が不足していると、就労契約の履行が危ぶまれることがあるため、予め確認を行うことが大切です。
また、在留カードの有効期限が近づいている場合には、迅速に更新手続きを行う必要があり、企業側からも従業員に対して適切なサポートが求められます。
ポイント④：資格外活動許可の有無
資格外活動許可を取得している方は、②で「就労不可」と記載のあった方でも、1週間に28時間以内の収入を伴う活動に従事することができます。
例えば、留学生がアルバイトを実施するなどのケースが挙げられます。
この許可があることで、学業と並行して働くことができるため、留学生や特定の在留資格を持つ外国人には非常に重要です。
ただし、資格外活動を行う場合には、必ず在留資格に基づく制約を守る必要があり、業務内容や時間帯に制限が設けられることもあります。
そのため、資格外活動を行う際は、在留カードを確認し、活動が適法であることをしっかり把握しておくことが大切です。
この確認を行わないと、意図せず不法就労となり、外国人本人だけでなく、雇用者にも厳しい罰則が科されるリスクがあります。
資格外活動についての申請方法はこちらをご覧ください。
ポイント⑤：在留申請の有無
この箇所に「申請中」と記載がある場合、当該外国人の方は、入管に対して「在留資格の変更」や「在留期間の更新手続き」をしている最中ということになります。
この場合、③の在留期間が切れていても、プラスで2ヶ月間は適法に在留することが可能です（申請の許可が降りるまでに在留期間を迎えてしまっても大丈夫なように取り計らわれています）。
記載がある場合は、詳細を確認しておいた方が良いでしょう。
また、在留資格を変更する申請を行っている場合、今後の活動内容や雇用形態に影響を与える可能性があるため、状況を把握することが重要です。
特に、更新手続きや資格変更が不許可となった場合、就労ができなくなるリスクもありますので、常に最新の情報を確認し、対応策を考えておくことが求められます。
ポイント⑥：住居地
運転免許証と同様に、居住地の変更などがあった場合は、変更後の居住地が記載されています。外国人の方が引っ越し等で住居地が変わった場合は、14日以内に市役所に在留カードを提出し、新しい住居地を記載しなければなりません。
この手続きは、外国人の在留資格や活動に関連する重要な要素であるため、企業側も責任を持って確認する必要があります。
住居地の変更が適切に行われない場合、在留カードの情報が不正確となり、在留資格に対する影響が出る可能性があります。
さらに、こちらの法務省のYouTube動画もぜひご参考にしてください。雇用企業様が注意するべきポイントが端的にまとめられています。
「在留資格」と「在留カード」には期限がある？
前述の通り、在留資格の在留期間と在留カードにはそれぞれ別の期限があります。
「在留期限」とは、外国人が有する在留資格自体の有効期間のことで、もし在留期限を過ぎてしまうとオーバーステイとして不法滞在者（犯罪）扱いになってしまい、雇用側も法的責任（不法就労助長罪）が問われる場合があります。
一方で、「在留カードの有効期限」は、在留カードを身分証明書として使える有効期限と考えて良いでしょう。この有効期限が切れたからと言って、在留資格そのものが消えるわけではありません。
ほとんどのケースでは在留期限（在留期間）＝在留カード有効期限となっていますが、永住者（高度専門職2号を含む）や16歳未満の外国人が例外となっています。永住者（高度専門職2号を含む）は在留期限がありませんが、在留カードの有効期限はあるため、一定期間で在留カードの更新が必要です。16歳未満の外国人の在留カード有効期限は「16歳の誕生日を迎えるまで」とされていますが、在留期限があるため在留期間の更新は必要で、在留期限が切れた場合は在留カードも失効します。
また、外国人の雇用を検討している場合は、在留カードや在留資格についてしっかり理解しておくことが求められます。特に、在留期間の更新手続きや注意点についても把握しておくことが重要です。これにより、就業契約や雇用関係に関する不安要素を減らすことができます。
在留カードを更新するタイミングはいつから？
在留カードの更新手続きはどのタイミングで行う必要があるのでしょうか。
結論、6ヶ月以上の在留期間を有する者は、在留期限の3ヶ月前から更新申請が最寄りの入管で可能で、この申請を「在留期間更新許可申請」と言います。
在留期間更新には審査が伴い、審査に有する期間としては、おおよそ2週間〜1ヶ月程度とされています。
在留期限までに更新申請を行い、出入国管理庁から受理されれば、追加で2ヶ月間の審査猶予期間が与えられるため、審査許可が降りる前に在留期間が過ぎてしまっても、すぐに不法滞在になることはありません。
しかし、資料に不備があって申請し直すなどの事態が発生する可能性も踏まえると、申請可能な3ヶ月前から手続きを開始すると安心でしょう。
さらに、永住者や高度専門職2号に該当する場合でも、在留カードの有効期限が設定されているため、同様に更新手続きが必要です。
特に、永住者の場合は在留資格が消失するわけではないものの、在留カードが更新されていないと身分証明書として使用できないため、注意が必要になります。
また、企業側でも在留カードの管理を徹底し、外国人従業員が切れそうな期限を把握しておくことで、円滑な雇用管理につながります。
「在留資格変更」が必要なケースとは
実は、在留資格によっては、更新ではなく、「在留資格の変更」が必要なケースがあります。主には以下のようなケースが考えられますので、雇用主様は、面接に来た外国人がどれに該当するかはチェックしておいた方が良いでしょう。
① 留学生が就職する場合
在留資格「留学」から就労可能な在留資格への変更手続きが必要です。変更する在留資格は就労可能であれば何でも良い訳ではなく、就職先の業種や業務内容に合った在留資格への変更が必要です。
具体的には、留学生が希望する職種が「特定技能」に該当する場合は在留資格「特定技能」に変更、オフィスワークなどいわゆるホワイトカラーでの就職希望であれば在留資格「技術・人文知識・国際業務」に更新手続きを行う必要があります。
②転職などに伴い現在の職種とは異なる職種で業務に従事する場合
転職などに伴い現在の職種とは異なる職種で業務に従事する場合
既に就労ビザを取得していても、在留資格を変更しなければならない場合があります。例えば、これまで「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で経理などに携わっていた外国人労働者が、会計士の資格を取得し、転職する場合、在留資格「法律・会計業務」に変更する必要があるのです。
また、「特定技能」や一部の「特定活動」の在留資格においては、別の会社に転職する度に在留資格の変更が必要な場合があります。
このように、在留資格は雇用条件に密接に関連しているため、職種が変わる際には具体的な手続きと書類提出が求められます。さらに、これを怠ると不法就労に繋がる可能性があるため、雇用主と外国人労働者双方にとって適切な確認が重要です。
特に、転職を希望する外国人労働者は、新しい職務内容が現在の在留資格に適合しているかを明確にし、必要に応じて在留資格の変更手続きを早めに行うよう心掛けることが重要です。そのためには、雇用主としても、新しい職務内容や求められる在留資格についての情報を把握し、適切なサポートを行う体制を整えることが求められます。
③日本人または永住者と結婚する場合
在留資格の変更手続きは、結婚したことを証明するための書類が必要です。具体的には、結婚証明書や戸籍謄本などを提出することが求められます。
また、申請後には在留資格の審査が行われ、適正が認められれば「日本人の配偶者等」または「永住者の配偶者等」として在留資格が付与されます。
この新しい在留資格では、結婚を通じて在留が認められるため、従来の在留資格よりも幅広い活動が可能となります。
④日本人または永住者と死別・離婚などで婚姻を解消する場合
結婚の一方で、死別や離婚などで婚姻関係を解消する場合においても同様に在留資格変更が必要です。
このように在留期間更新ではなく、在留資格の変更が必要な場合がありますので覚えておくと良いでしょう。
離婚の場合、現在の在留資格が「日本人の配偶者等」などである場合には、その資格を保持することが難しくなります。このため、離婚後に自分の在留資格を適切に変更するための手続きを行うことが不可欠です。
必要な書類としては、離婚証明書や戸籍謄本、旧在留カードなどが求められることが一般的です。
また、死別の場合も同様に在留資格の見直しが必要となりますので、注意が必要です。
在留カードが期限切れになってしまったケース
在留カードの有効期限が切れている場合、オーバーステイになっている可能性があります。この場合は、不法滞在者となり3年以下の懲役または300万円以下の罰金という罪に問われると同時に、ほとんどの場合は退去強制（強制送還）になります。
そうなると、少なくとも5年間は入国禁止となり日本に戻ってくることができません。在留期限のない永住者（高度専門職2号含む）でも、在留カードには有効期限があるので、定期的に更新を行う必要があります。
更新を怠った場合、罰則（1年以下の懲役または20万円以下の罰金）が科されます。万が一、在留資格の更新手続きを忘れ、在留期限（在留カードの有効期限）が過ぎてしまった場合、すぐに本人が最寄の出入国在留管理局へ出頭し事情を説明しましょう。
必ずではありませんが、在留期限から2ヶ月以内であれば更新に応じてくれる場合があります。ただし、この手続きは難易度が高くなる場合があるため、専門家のアドバイスを受けることも検討してみてください。
更新の申請中に期限が切れてしまったケース
重複しますが、在留期間更新（資格変更）申請の手続きをしても審査期間が通常2週間〜1ヶ月程度時間がかかります。
そのため、在留期限の直前に更新申請をした場合、在留カードに記載されている在留期間を過ぎてしまうことがあります。
ただ、在留期間更新（資格変更）申請が受理されると、同時に、審査猶予期間として2ヶ月間の在留期限の延長が認められます。
そのため、更新（変更）の申請中に期限が切れてしまっても問題はありません。
この場合、在留カードの裏面に「在留期間更新（資格変更）申請中」の記載がされていますので、確認してみてください。
しかし、注意が必要なのは、申請が不備や問題で却下された場合、即座に不法滞在者と見なされるリスクがあります。そのため、期限が迫っている場合や、在留資格の変更を考えている場合は、早めに専門家や相談窓口にアドバイスを求めることをお勧めします。
在留カードを更新するための手続き方法は？
ここからは在留カード更新の手続き方法について見ていきます。
在留カードの更新はどこでできる？
在留カードの更新は、本人の居住地を管轄する地方出入国在留管理局で手続きができます。
地方出入国在留管理官署の一覧はこちらをご覧ください。
もし本人が直接出向くことが難しい場合、企業が代理で申請を行うことも可能ですが、その際には委任状や本人との関係を示す書類を忘れずに用意する必要があります。
在留カード更新の手続きの流れ、受け取り方法
まずは在留期間更新の手続きの流れについて見ていきましょう。一般的な手続きの流れとしては、以下の通りです。
①：在留期間更新許可申請書と必要書類を提出
まずは在留期間更新許可申請書とその他の必要書類を併せて、地方出入国在留管理局まで提出します。
ここで必要になる書類は、証明写真など共通で必要になる書類は勿論、在留資格ごとに個別で必要になる書類があるのでその点は留意が必要です（どのような書類が必要かは後述します）。
加えて、申請書の記入に際しては、最新の情報をもとに誤りがないように注意してください。特に、パスポート番号や在留カード番号の記載ミスは、申請の遅延や不許可につながる可能性があります。
万が一、必要書類を提出し忘れた場合は、再度の提出が必要になるため、余裕を持ったスケジュールで手続きを進めることが重要です。
②：ハガキ（通知書）が届く
申請が問題なく許可されれば、申請人の元に出入国管理庁からハガキ（通知書）が届きます。
この通知書には、更新された在留カードを受け取るための詳細な指示が記載されており、受け取りの際に必要な書類も明記されています。
届いた通知書をもとに、必要書類を持参し、指定された地方出入国在留管理官署で新しい在留カードを受け取る手続きを行います。
③：新しい在留カードを受け取り、更新完了
ハガキが届いた後は、ハガキと必要書類を揃えた上で出入国在留管理庁へ提出し、新しい在留カードを受け取ります。
この際、現在の在留カードとパスポートも忘れずに持参しましょう。
手続きには手数料として4,000円を支払う必要がありますので、収入印紙をあらかじめ用意しておくことが重要です。
新しい在留カードを受け取ったら、内容に誤りがないか必ず確認しておくといいでしょう。
在留カード更新の必要書類
在留カード更新の必要書類については、更新申請時と新しい在留カード受け取り時によって異なります。
まず申請時に必要な書類は以下の通りです。
ここで注意が必要なのが、別途在留資格ごとに個別に必要となる書類があるという点です。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」では、所属する企業が1〜4のどのカテゴリー（主に企業規模で区分けされています）に属するかで、必要となる書類が異なります。また、「永住者の配偶者」や「日本人の配偶者」が在留期間更新申請する場合、配偶者の住民票や身元保証書を提出する必要があります。
詳しくは、こちらの出入国在留管理庁HPから、該当する在留資格を選択いただき、在留期間更新許可申請の必要書類をご確認ください。
次に、新しい在留カード受け取り時に必要な書類は以下の通りです。
新しい在留カードを無事に受け取るためにも、必要書類を事前に揃え、確実に手続きを進めることが重要です。特に、4,000円の収入印紙を確保しておく必要がございますので、ご注意ください。
在留カード更新にかかる費用・手数料
在留カードの更新手続きにおいては、申請の許可が降りれば費用として収入印紙が必要になります。具体的には、新しい在留カードを受け取る際に4,000円の収入印紙を用意する必要があります。
在留カードの更新はオンラインでも申請できる？
在留カードの更新は、利用条件を満たすことで、「在留申請オンラインシステム」を利用してオンラインで申請が可能です。
わざわざ最寄りの出入国在留管理局に行く必要もなく、24時間利用可能です。
このオンライン申請は在留カードの更新（在留期間更新、在留資格変更）だけでなく、「再入国許可申請」や「資格外活動許可申請」などでも利用が可能です。
ただし、全ての在留資格で利用できるわけではなく、「外交」や「短期滞在」、「特定活動（出国準備期間）」の在留資格を保有している人や、これらの在留資格に変更する場合は利用できません。
在留申請オンラインシステムが利用できるのは、以下の該当者とされていますが、外国人本人・法定代理人・親族の場合はマイナンバーカードの準備が必要です。
・外国人本人
・外国人の所属機関の職員
・所属機関の職員から依頼を受けた弁護士・行政書士
・所属機関の職員から依頼を受けた公益法人の職員
・所属機関の職員から依頼を受けた登録支援機関の職員
・法定代理人
・親族（配偶者、子、父又は母）
とても便利なシステムですので積極的に活用することをおすすめします。
在留資格のオンライン申請についての詳細は、こちらの記事と出入国在留管理庁のサイトをご覧ください。
在留期間更新が不許可になる場合もある？
在留カード（期間）の更新は審査が伴うため、受理されても「不許可」とされる場合があります。
不許可になる主な原因としては、以下のようなものが想定されます。
・提出書類に整合性がない
・在留状況が良くない
・業務内容が在留資格の活動範囲外
・入管法の条件を満たしていない
もし不許可になっても、不許可理由が修正できるようなものであれば、修正した上で、既存の在留資格の期限までに再申請の手続きが可能です。
ただ、不許可の際に届く通知書（ハガキではなく、封書）だけでは、不許可理由の詳細までは分かりません。
そのため、不許可になった場合は、まず出入国在留管理庁まで不許可理由の詳細を聞きに行くことが重要です。
その際は詳細な理由と合わせて「どの点を修正して再申請すれば、許可の見込みが出てくるのか」なども併せて確認しておくことも併せて重要になるでしょう。
不許可理由の詳細を確認し、それが修正できるようなものであれば、すぐに再申請の手続きをすれば許可される可能性はあると言えます。
在留カード更新の際のよくある質問（FAQ）
在留カードの更新に関するよくある質問では、手続きや必要書類、更新のタイミング、期間切れ時の対処法などが挙げられます。更新を忘れた場合の対処法や、紛失時の再交付手続きについても知識を深めておくと良いでしょう。
在留カードや在留資格を企業側でも管理しておく必要がある？
外国人を雇用している企業にとって、在留カードや在留資格の管理は非常に重要です。これらの手続きを適切に行わないと、外国人社員が在留資格の期限を過ぎたり、更新申請を忘れることがあり得ます。企業は、必要書類をしっかり確認し、期限が迫る在留資格の更新を促すことで、不法滞在を防ぎ、安心して社員が働ける環境を提供する責任があります。このように、企業側での管理は、外国人労働者が日本で安定した生活を送るためにも不可欠です。
在留カードの更新を忘れてしまった場合はどうすればいい？
在留カードの更新を忘れてしまった場合、不法就労になってしまうケースがあります。まずは落ち着いて最寄りの地方出入国在留管理局に相談しましょう。更新期限を過ぎていると不法滞在と見なされる可能性があるため、早急に対応が必要です。特に、パスポートの有効性も確認しながら、必要な手続きを進めることが重要です。場合によっては更新ができないこともあるため、事情をしっかり説明し、適切なアドバイスを受けることが大切です。
在留カードを紛失した際の再交付手続きはどうする？
在留カードが紛失した場合、速やかに再交付手続きを行うことが重要です。再交付の申請は、居住地域を管轄する地方出入国在留管理局で行います。この際、必要な書類としては、紛失届出書やパスポートの提示などが求められます。また、ビザの状況も確認されるため、在留資格に基づく適切な手続きを心掛けることが求められます。正確な手順を踏むことで、迅速に新しい在留カードを受け取ることができます。
まとめ
今回は在留期間の更新についてお話してきましたが、いかがでしたか。
更新手続きは在留資格の認定申請ほど複雑ではないものの、更新する在留資格の活動内容や転職の有無によって必要な書類も異なってくるので、わかりづらいと思われる方もいらっしゃるでしょう。
特に、在留カードの有効期限が切れる前には、早めに手続きを行うことが求められます。もし更新を忘れてしまった場合は、すぐに最寄りの地方出入国在留管理局に相談し、行動を起こすことが大切です。
当社はそういったお悩みを抱えている方に対して、外国人労働者の人材紹介サービスに加えて、在留資格申請や更新に関するサポートなどを提供しております。もし少しでもご興味ありましたら、お気軽にご相談ください。
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