フィリピン人を雇用する際に必要なPOLO申請とは？概要や手続きの流れを解説

フィリピン人を採用する場合に必要なPOLO申請とは

外国人労働者を雇用する場合、基本的に入管法に基づく在留資格申請などを実施する必要があります。

ただし、フィリピン人を採用する場合は、在留申請などの手続きに加え、フィリピン側が指定する独自の手続きを実施しなければなりません。

その手続きが本記事のテーマでもあるPOLO申請です。

ここからPOLO申請について詳しく見ていきたいと思います。

POLO申請に関連して押さえておきたい用語

POLO申請について詳しく解説する前に、POLO申請に関連して知っておくべき用語をご紹介します。

①フィリピン海外雇用庁/POEA

送り出し機関の認定や就労者の出国支援といった、就労先への送り出しを管轄するフィリピンの現地機関です。

②駐日フィリピン共和国大使館海外労働事務所/POLO

先に挙げたPOEAの海外における出先機関であり、日本において東京と大阪に拠点を構えています。

③認定送り出し機関/PRA

POEAが認定した送り出し機関です。こちらのPOEAのwebページからPRAを検索することができます。

④人材募集に関わる協定書/RA

フィリピン人を採用する前に、採用する企業とPRAとの間で締結する必要がある協定書のことを指します。

⑤海外雇用許可証/OEC

海外で就労することを許可するもので、就労目的でフィリピンを出国する場合、OECを取得していなければフィリピンを出国できません。

⑥海外労働者福祉庁/OWWA

海外渡航先での就労者とその家族に対する福祉サービスを提供している機関です。

POLO申請が必要な理由

POLO申請が必要な理由としては、先の用語で挙げたOECが関係しています。

先述の通り海外雇用許可証/OECを取得していない場合、就労目的によってフィリピンを出国することができないのです。

そこでフィリピン人を雇用する場合、当該フィリピン人にOECを取得してもらう必要があります。

OECを取得するためには、雇用主である企業がPOEAに登録されている必要があり、そのPOEAへの登録をするためにPOLO申請が必要となってくるのです。

以下にポイントを整理しておきますので、必ず押さえておいてください。

1. フィリピン人を採用するにはOEC取得が必要
2. OEC取得にはPOEAへの登録が必要
3. POEAへの登録にはPOLO申請が必要 

POLO申請の流れについては、後ほど詳しく解説します。

POLO申請の対象となるのは

POLO申請については、以下の方が対象となってきます。

• これから日本に入国するフィリピン人
• 既に在留しているフィリピン人

フィリピンから就労目的で日本に来日する場合は勿論、既に留学生や特定活動などで在留しているフィリピン人が、就労系在留資格へと変更を行う場合も実施する必要があります。
※日本国内在住者がOECを取得するための必要手続きをしていなかった場合、仮に在留資格の変更ができたとしても、フィリピンへ一時帰国した際に、再度日本に戻ってこれなくなってしまいます。

対して以下の在留資格を保有している、あるいは取得する予定のフィリピン人はPOLO申請が不要となります。

・企業内転勤
・永住者や日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者
・特定活動（就労が許可されていない場合に限る）

POLO申請が難しいとされる理由

ここまでPOLO申請の概要について解説してきましたが、このPOLO申請は難しいと言われています。

その理由としては以下のような点が挙げられるでしょう。

理由①：申請書類は英語で作成しなければならない

まず一つ目の理由として挙げられるのは、POLO申請に係る書類を英語で作成しなければならないという点です。

駐日フィリピン共和国大使館海外労働事務所/POLOは日本にあるとはいえ、フィリピンの機関であることに変わりなく、申請への対応を行うのは当然フィリピン人となります。

そのため日本語で作成した申請書類はそもそも受け付けてもらえず、英語で作成する必要があります。

書類の数が少なければ難易度も高くはありませんが、必要な書類の数も多くなるため、日本企業にとってはなかなかハードルが高いのです。

理由②：明確な審査基準がない

明確な審査基準がないということも理由と言えるでしょう。

POLO申請は許可するかどうかの明確な審査基準がないと言われており、対応するフィリピン人審査官によって審査基準にばらつきがあります。

同じように申請をしても、そのままスムーズに許可されることもあれば、細かく修正対応などを求められることもあるのです。

理由③：日本の入管法で規定のない資料の提出や雇用条件への修正依頼がくる

審査官によっては、日本の入管法で規定のない、本来であれば必要ない資料を求められるケースがあります。

また、雇用条件に関しても指摘してくるケースが散見されます。特に月給金額や賞与、昇給のタイミング及び回数などは、より多く支給するような契約条件に修正するように、審査官の基準に基づいて修正が入ってくることが多々あります。

こういった理由からPOLO申請は難しいと言われており、フィリピン人雇用のハードルを高めているのでしょう。

POLO申請の流れ

ここからはPOLO申請の流れについて確認していきましょう。

ここで説明する流れとしては、海外のフィリピン人を雇用する場合を想定し、POLO申請の実施からOECの取得、就労開始に至るまでのステップをご紹介します。

ステップ①：PRAの選定とRAの締結

まずは認定送り出し機関/PRAを選び、当該PRAとRAを締結する必要があります。
※ PRAはPOEAのWEBサイトから検索が可能です。

また、行政書士事務所や人材紹介会社が現地の認定送り出し機関を紹介してくれるケースもありますので、お問い合わせしてみるのも良いでしょう。

ステップ②：必要書類をPOLOに提出

次に行うべきは必要書類を作成した上で、POLO東京もしくはPOLO大阪に提出することです。必要書類については後ほどご紹介します。

ステップ③：POLOによる面接

ステップ②で提出した書類審査が無事終われば、次にPOLOによる面接が実施されます。

フィリピン人を雇用する企業の代表者（社長や取締役レベルの方）がPOLOまで訪問、もしくは雇用企業の事務所までPOLOの担当官が出向いた上で、英語による面接を受ける必要があります。

ここでヒアリングされる内容は、フィリピン人を雇用する目的や事業内容、事業所の安全衛生管理状況（消化器の設置・非常階段の位置等）など多岐に渡ります。なおこの面接では通訳者を同席させることは可能となっていますので、もし自社内に英語を話せる方がいない場合は、外部の通訳者派遣サービスなどをご活用した方が良いでしょう。

ステップ④：POLOの承認

無事面接を終え、雇用主がフィリピン人を受け入れる企業として適切であると判断された場合、POLOから承認を受けることができます。

承認された場合、POLOの承認印が押印された提出書類一式が事務所まで返送されることになります。

ステップ⑤：POEAへの登録申請の実施

POLOの承認印が押印された提出書類が届いたら、その書類をPRAまで送付しましょう。

その書類を基にPRAがPOEAへと登録申請を実施することになります。

POEAへの登録が完了した後、POEAの承認印が押印された雇用契約書のひな型がPRAに返送されるので、それを日本側に送付してもらいましょう。

ステップ⑥：採用活動を実施

ステップ⑤でPOEAへの登録が無事完了すれば、採用活動を始めることができます。

PRAなどを通じて人材を募集し、面接から内定、雇用契約書の取り交わしなどを実施しましょう。

このステップについてはその他の国籍の外国人労働者を雇用する場合と同様です。

ステップ⑦：在留資格申請

続いて行うのは在留資格の申請です。

海外に住んでいるフィリピン人を採用する場合、在留資格認定証明書交付申請を出入国在留管理庁まで実施することになります。

在留資格認定証明書交付申請で必要となる主な資料は以下の通りです。

・在留資格認定証明書交付申請書
・日本での活動内容に応じた資料 

詳細はこちらの出入国在留管理庁のページをご確認ください。

ステップ⑧：ビザ発給申請

海外のフィリピン人を呼び寄せる際は、ステップ⑦で取得した在留資格認定証明書を当該フィリピン人まで送付します。

当該フィリピン人は在留資格認定証明書やその他必要書類を持参し、在フィリピン日本大使館にて、ビザ発給申請を実施することになります。

ステップ⑨：PDOS受講と健康診断の受診

当該フィリピン人は出国する前にOWWAが規定する内容を理解するため、出国前オリエンテーションPDOSを受講しなければなりません。

また健康診断の受診も求められます。

PDOSの受講手続きや健康診断の申し込みはPRAを通じて行う形になります。

ステップ⑩：OEC発行申請

その後当該フィリピン人はBM Onlineと呼ばれるシステムのアカウントを作成し、同システム上でOECの発行申請を実施します。

OEC発行に当たってはPOEAに対し発行手数料を支払う必要があります。

ステップ⑪：OEC発行と出国

OECの発行手数料が納付されると、BM OnlineからOECをダウンロードすることができます。

OECの有効期限は60日であるため、OEC発行後60日以内にフィリピンを出国する必要がある点は注意が必要でしょう。

ステップ⑫：来日後、就労開始

ここまでの流れを経てようやく来日となり、就労開始となります。

このようにフィリピン人を採用するには、多くのステップを踏む必要があり、他の国籍の外国人労働者を採用する場合と比べ、工数も時間も掛かることになるのです。

POLO申請に必要な書類

続いてPORO申請自体に必要な書類を確認していきましょう。

必要書類は専門的・技術的分野の在留資格を持つ高度人材を雇用するのか、特定技能制度で雇用するのかによって変わりますので、それぞれ確認していきます。

高度人材の場合

「技術・人文知識・国際業務」などの高度人材を採用する場合に必要な書類としては、主に以下のようなものが挙げられます。

• 申請書類のチェックリスト（CHECKLIST/GUIDE）
• POLO申請の申込用紙（POLO Application Form）
• 求人票（Manpower Request）
• 雇用契約書および雇用条件書（Master Employment Contract）
• PRAとの間で締結したRA（Recruitment Agreement）
• 採用を実施する企業における代表者のパスポートの写し（Clear Passport COPY - Company Representative）
• PRAの代表者のパスポートの写し（Clear Passport COPY - Official Representative of the PRA）
• PRAのPOEA許可証の写し（COPY of the valid/renewed POEA license of the PRA）
• 会社概要（Company Profile）
• 登記簿謄本の原本と英訳したもの（Full Company Registration）
• 会社パンフレットなど（Company Brochure /Phamphlets/Flyers）
• 返信用封筒 （青レターパック1通）

上記以外でも、POLO側から提出を求められる資料が発生する場合がありますので、その際は別途対応が必要になってきます。

申込用紙など、word形式のものをPOLO東京・POLO大阪のHPからダウンロード可能ですので、是非ご活用ください。
※POLO東京かPOLO大阪によって、提出書類が異なるケースがあるため、詳細については上記の公式サイトをご確認いただければと思います。

特定技能の場合

特定技能外国人を採用する場合の必要書類は以下の通りです。

• 申請書類のチェックリスト（List of Documentary Requirements）
• POLO申請の申込書（POLO Application Form）
• 求人票（Manpower Request）
• 日本の監督官庁による営業許可証（Business License/Permit）
• 雇用契約書および雇用条件書（Master Employment Contract）
• PRAと締結したRA（Recruitment Agreement）
• 採用を実施する企業における代表者のパスポートの写し（Clear Passort COPY - Company Representative）
• PRAの代表者のパスポートの写し（Clear Passport COPY - Official Representative of the PRA）
• PRAのPOEA許可証の写し（COPY of the valid/renewed POEA license of the PRA）
• 会社概要（Company Profile）
• 登記簿謄本の原本と英訳したもの（Full Company Registration）
• 就労者の職務内容や義務、同様の業務に従事する日本人社員の給与額の証明（List of task,duties,and responsibilities）
• 給与明細（Salary Scheme）
• 給与規定（Official Standard Salary Scale of Company）
• 会社のパンフレット（Company Brochure /Phamphlets/Flyers）
• 返信用封筒 （青レターパック1通）

上記以外でも、POLO側から提出を求められる資料が発生する場合がありますので、その際は対応が別途必要になってきます。

申込用紙など、word形式のものをPOLO東京・POLO大阪のHPからダウンロード可能ですので、是非ご活用ください。
※こちらもPOLO東京とPOLO大阪で異なる場合があるため、詳細については以下からご確認ください。 

OEC免除申請

最後にPOLO申請と関連した申請として、OEC免除申請について簡単にご紹介しておきます。

OEC免除申請は、フィリピン人が日本での就労開始後にフィリピンへ一時帰国する際、必要となる申請です。

OEC免除申請を実施していない状態でフィリピンに一時帰国すると、フィリピンを出国することができなくなり、改めてOEC取得に関する申請をやり直さなければなりません。

これを避けるために、あらかじめOEC免除申請をBM Online上で実施する必要があるのです。

企業側としてもせっかく採用したフィリピン人が一時帰国した後、帰ってこれないなどの事態を防ぐために、OEC免除申請については把握しておくようにしましょう。

まとめ

今回はフィリピン人を採用する場合に必要となる手続きとして、POLO申請を取り上げてお話してきましたが、いかがでしたか。

当社はフィリピン人を含めた外国人労働者の人材紹介サービスを提供しており、高度人材は勿論、特定技能外国人を雇用したいという企業様の受け入れ支援をさせていただいております。

人材紹介サービスだけでなく、在留資格申請のサポートや受け入れ体制の構築に関するコンサルテーションなども行っているので、ご興味ありましたら一度お気軽にご相談ください。