在留カードの更新っていつ必要?必要書類や手続きの流れ、有効期限切れ時の罰則を解説!

在留カードの更新っていつ必要?必要書類や手続きの流れ、有効期限切れ時の罰則を解説!

目次

この記事では在留カードの更新について解説していきます。いつ・どこで更新するのか、手続きの流れや必要書類などをまとめて解説していきますので、外国人労働者を既に雇用している方も、雇用を検討している方も是非最後までご確認ください。

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在留カードってそもそもなに?

まずは在留カードとは何かを確認していきます。

前提として、在留資格についておさらい

在留カードについて見ていく前に、まず「在留資格」とは何かをおさらいします。

在留資格とは、「外国人が日本に在留し、何かしらの活動を行うために必要となる資格」のことを指します。この在留資格は、日本に入国する前に、出入国在留管理庁へ必要書類を準備・提出・審査を経ることで取得可能です。

在留資格は「出入国管理及び難民認定法(入管法)」という法律によって定められており、活動の内容によって29種類の在留資格が存在しています。在留資格ごとに活動内容に制限があり就労の可否や可能であったとしても、従事可能な業務内容が細かく制限されていたりします。

例えば、「特定技能」や「技能実習」のような就労可能な在留資格や、「留学」のような本来は就労不可ですが、資格外活動許可というものを得れば制限付きで就労可能になる在留資格など様々です。

さらに、在留資格ごとに在留期間が定められ、この期間内のみ日本国内に滞在することが可能になります。在留資格や申請人(外国人の方)、受け入れ機関によって付与される期間が、3ヶ月・6ヶ月・1年・3年・5年と変わってきます。多くの在留資格は在留期間が切れる前に出入国管理庁にて更新手続きすることで、引き続き日本に在留することが可能です。

また、在留資格は、一人につき一つしか保有することができません。

もっと「在留資格」について詳しく知りたい方は「在留資格ってなに?ビザとの違いや取得方法、29種類まとめて解説!」の記事も併せてご覧ください。

在留カードとは?

「在留カード」とは、日本で3ヶ月以上滞在する中長期在留者にとっては、運転免許証と同じような身分証明書に近いイメージです(実際に公的な身分証明書として使用することが可能です)。常に携帯することが義務付けられており、不携帯の場合は、罰則・補導の対象となってしまいます。

実物は、以下のような健康保険証サイズのカードとなっています。

在留カードのサンプル画像
画像引用:出入国在留管理庁「在留カード」はどういうカード?

裏面には住居地を変更した際に新しい住居地が記載される欄や、資格外活動許可の内容、何かしらの申請を実施している場合、申請中であることが記載される欄があるなど、外国人のあらゆる情報を確認することが可能です。

この在留カードは、初めて日本に上陸される外国人の方は、空港での上陸審査時に交付されます。また、既に日本に在住している方でも、新しい在留カードが交付される場合があります(転職に伴い在留資格を変更する場合等)。

万が一、不法入国や在留期限切れ(オーバーステイ)の不法滞在者、就労できない外国人を雇用してしまった場合、外国人本人だけでなく雇用主側も不法就労助長罪という罪に問われます。これは3年以下の懲役もしくは禁錮もしくは300万円以下の罰金又は併科されることになり、不法就労の事実を知らなかった場合でも、上記の処罰を免れることはできませんので要注意です。

そのため、外国人を雇用する際は、在留カードを事前にしっかり確認しておくことが大切なのです。

在留カードについては、こちらの記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください!

外国人の採用時には在留カードの確認が必須?

繰り返しにはなりますが、外国人を採用する場合は、在留カードの確認が非常に重要です。在留カードを確認する際の具体的なポイントとしては、以下に挙げたような「在留資格の種類」、「就労制限の有無」、「在留期間」等が挙げられます。

在留カードの確認ポイント
出入国在留管理庁「在留カード」はどういうカード?を元にジンザイベースが作成

ポイント①:在留資格

まずは、どんな在留資格を取得しているかを確認しましょう。取得している在留資格によっては、就労させることができません。

ポイント②:就労可否

①の在留資格の就労可否が記載されています。「就労不可」と記載されている場合は、基本的には採用できません。ただし、④を満たせば一定の条件の下、就労が可能です。

ポイント③:在留期間

在留が認められている期間が記載されています。雇用するのに十分な期間があるかを確認しましょう。

細かく言うと在留期間と在留カードの有効期限は別物ですが、通常は同じになっています。ただし、⑤の記載がある場合は更新手続き中のため、オーバーステイにはなりません。

ポイント④:資格外活動許可の有無

資格外活動許可を取得している方は、②で「就労不可」と記載のあった方でも、1週間に28時間以内の収入を伴う活動に従事することができます。例えば、留学生がアルバイトを実施するなどのケースが挙げられます。

ポイント⑤:在留申請の有無

この箇所に「申請中」と記載がある場合、当該外国人の方は、入管に対して「在留資格の変更」や「在留期間の更新手続き」をしている最中ということになります。

この場合、③の在留期間が切れていても、プラスで2ヶ月間は適法に在留することが可能です(申請の許可が降りるまでに在留期間を迎えてしまっても大丈夫なように取り計らわれています)。

記載がある場合は、詳細を確認しておいた方が良いでしょう。就労できない在留資格へ変更している場合は、そもそも雇用できない可能性もありますので、注意が必要です。

ポイント⑥:住居地

運転免許証と同様に、居住地の変更などがあった場合は、変更後の居住地が記載されています。外国人の方が引っ越し等で住居地が変わった場合は、14日以内に市役所に在留カードを提出し、新しい住居地を記載しなければなりません。

外国人を雇用する場合は、上記の6つのポイントを必ず確認しましょう。また、こちらの法務省のYouTube動画もぜひご参考にしてください。雇用企業様が注意するべきポイントが端的にまとめられています。

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「在留資格」と「在留カード」には期限がある?

前述の通り、在留資格の在留期間と在留カードにはそれぞれ別の期限があります。

「在留期限」とは、外国人が有する在留資格自体の有効期間のことで、もし在留期限を過ぎてしまうとオーバーステイとして不法滞在者(犯罪)扱いになってしまい、雇用側も法的責任(不法就労助長罪)が問われる場合があります。

一方で、「在留カードの有効期限」は、在留カードを身分証明書として使える有効期限と考えて良いでしょう。この有効期限が切れたからと言って、在留資格そのものが消えるわけではありません。

ほとんどのケースでは 在留期限(在留期間)=在留カード有効期限 となっていますが、永住者(高度専門職2号を含む)や16歳未満の外国人が例外となっています。

永住者(高度専門職2号を含む)は在留期限がありませんが、在留カードの有効期限はあるので一定期間で在留カードの更新が必要です。

16歳未満の外国人の在留カード有効期限は「16歳の誕生日を迎えるまで」とされていますが、在留期限があるため在留期間の更新は必要で、在留期限が切れた場合は在留カードも失効します。

以下からは、在留期間更新や在留資格変更の手続きによって在留カードを更新する際の手続き等について説明します。

在留カードを更新するタイミングはいつから?

在留カードの更新手続きはどのタイミングで行う必要があるのでしょうか。

結論、6ヶ月以上の在留期間を有する者は、在留期限の3ヶ月前から更新申請が最寄りの入管で可能で、この申請を「在留期間更新許可申請」と言います。

在留期間更新には審査が伴い、審査に有する期間としては、おおよそ2週間〜1ヶ月程度とされています。

在留期限までに更新申請を行い、出入国管理庁から受理されれば、追加で2ヶ月間の審査猶予期間が与えられるため、審査許可が降りる前に在留期間が過ぎてしまっても、すぐに不法滞在になることはありません。

しかし、資料に不備があって申請し直すなどの事態が発生する可能性も踏まえると、申請可能な3ヶ月前から手続きを開始すると安心でしょう。

更新ではなく、「在留資格変更」が必要なケースって?

実は、在留資格によっては、更新ではなく、「在留資格の変更」が必要なケースがあります。主には以下のようなケースが考えられますので、雇用主様は、面接に来た外国人がどれに該当するかはチェックしておいた方が良いでしょう。

① 留学生が就職する場合

在留資格「留学」から就労可能な在留資格への変更手続きが必要です。変更する在留資格は就労可能であれば何でも良い訳では無く、就職先の業種や業務内容にあった在留資格への変更が必要です。

②転職などに伴い現在の職種とは異なる職種で業務に従事する場合

既に就労ビザを取得していても、在留資格を変更しなければならない場合があります。

例えば、これまで「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で経理などに携わっていた外国人労働者が、会計士の資格を取得し、転職する場合、在留資格「法律・会計業務」に変更する必要があるのです。

また、「特定技能」や一部の「特定活動」の在留資格においては、別の会社に転職する度に在留資格の変更が必要な場合があります。

③日本人または永住者と結婚する場合

在留中の外国人が結婚し「日本人の配偶者」「永住者の配偶者」となる場合も在留資格変更が必要です。既に別の在留資格を有していても身分関係が変わる場合においては速やかに申請が必要とされています。

④日本人または永住者と死別・離婚などで婚姻を解消する場合

結婚の一方で、死別や離婚などで婚姻関係を解消する場合においても同様に在留資格変更が必要です。

このように在留期間更新ではなく、在留資格の変更が必要な場合がありますので覚えておくと良いでしょう。

在留カードが期限切れになってしまうと...?

在留カードの有効期限が切れている場合、オーバーステイになっている可能性があります。

この場合は、不法滞在者となり3年以下の懲役または300万円以下の罰金という罪に問われると同時に、ほとんどの場合は退去強制(強制送還)になります。そうなると、少なくとも5年間は入国禁止となり日本に戻ってくることができません。

在留期限のない永住者(高度専門職2号含む)でも、在留カードには有効期限があるので、定期的に更新を行う必要があります。更新を怠った場合、罰則(1年以下の懲役または20万円以下の罰金)が科されます。

万が一、在留資格の更新手続きを忘れ、在留期限(在留カードの有効期限)が過ぎてしまった場合、すぐに本人が最寄の出入国在留管理局へ出頭し事情を説明しましょう。必ずではありませんが、在留期限から2ヶ月以内であれば更新に応じてくれる場合があります。

更新の申請中に期限が切れてしまった場合は...?

重複しますが、在留期間更新(資格変更)申請の手続きをしても審査期間が通常2週間〜1ヶ月程度時間がかかります。そのため、在留期限の直前に更新申請をした場合、在留カードに記載されている在留期間を過ぎてしまうことがあります。

ただ、在留期間更新(資格変更)申請が受理されると、同時に、審査猶予期間として2ヶ月間の在留期限の延長が認められます。そのため、更新(変更)の申請中に期限が切れてしまっても問題はありません。

この場合、在留カードの裏面に「在留期間更新(資格変更)申請中」の記載がされていますので、確認してみてください。

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在留カードを更新するための手続き方法は?

ここからは在留カード更新の手続き方法について見ていきます。

そもそも、在留カードの更新はどこでできるの?

在留カードの更新は、本人の居住地を管轄する地方出入国在留管理局で手続きができます。

地方出入国在留管理官署の一覧はこちらをご覧ください。

在留カード更新の手続きの流れ、受け取り方法

まずは在留期間更新の手続きの流れについて見ていきましょう。一般的な手続きの流れとしては、以下の通りです。

ステップ①:在留期間更新許可申請書と必要書類を提出

まずは在留期間更新許可申請書とその他の必要書類を併せて、地方出入国在留管理局まで提出します。

ここで必要になる書類は、証明写真など共通で必要になる書類は勿論、在留資格ごとに個別で必要になる書類があるのでその点は留意が必要です(どのような書類が必要かは後述します)。

ステップ②:ハガキ(通知書)が届く

申請が問題なく許可されれば、申請人の元に出入国管理庁からハガキ(通知書)が届きます。

ステップ③:新しい在留カードを受け取り、更新完了

ハガキが届いた後は、ハガキと必要書類を揃えた上で出入国在留管理庁へ提出し、新しい在留カードを受け取ります。

これで在留資格の更新手続きが完了となります。

在留カード更新の必要書類一覧

在留カード更新の必要書類については、更新申請時と新しい在留カード受け取り時によって異なります。

まず申請時に必要な書類は以下の通りです。

在留期間更新許可申請に必要な書類

書類 備考
在留期間更新許可申請書 1通
顔写真 1葉(枚) 縦4cm×横3cm、6ヶ月以内に撮影
在留資格の活動内容に応じた資料
在留カード 提示
資格外活動許可書の提示 転職且つある場合
パスポート又は在留資格証明書の提示 提示できない場合は理由書
身分を証する文書などの提示 申請取次人が申請する場合

出入国在留管理庁HPを参考に、ジンザイベースが作成

ここで注意が必要なのが、別途在留資格ごとに個別に必要となる書類があるという点です。

例えば、「技術・人文知識・国際業務」では、所属する企業が1〜4のどのカテゴリー(主に企業規模で区分けされています)に属するかで、必要となる書類が異なります。

また、「永住者の配偶者」や「日本人の配偶者」が在留期間更新申請する場合、配偶者の住民票や身元保証書を提出する必要があります。

詳しくは、こちらの出入国在留管理庁HPから、該当する在留資格を選択いただき、在留期間更新許可申請の必要書類をご確認ください。

次に、新しい在留カード受け取り時に必要な書類は以下の通りです。

新しい在留カード受け取り時に必要な書類

書類 備考
出入国在留管理庁から届いたハガキ 通知書のことを指します
申請時に受け取った申請受付表
パスポート原本
在留カード原本
手数料納付書 4,000円の収入印紙を貼付

出入国在留管理庁HPを参考に、ジンザイベースが作成

特に、4,000円の収入印紙を確保しておく必要がございますので、ご注意ください。

在留カードの更新はオンラインでも申請できる?

在留カードの更新は、利用条件を満たすことで、「在留申請オンラインシステム」を利用してオンラインで申請が可能です。

わざわざ最寄りの出入国在留管理局にいく必要もなく、24時間利用可能です。

このオンライン申請は在留カードの更新(在留期間更新、在留資格変更)だけでなく、「再入国許可申請」や「資格外活動許可申請」などでも利用が可能です。

ただし、全ての在留資格で利用できるわけではなく、「外交」や「短期滞在」、「特定活動(出国準備期間)」の在留資格を保有している人や、これらの在留資格に変更する場合は利用できません。 

在留申請オンラインシステムが利用できるのは、以下の該当者とされていますが、外国人本人・法定代理人・親族の場合はマイナンバーカードの準備が必要です。

・外国人本人
・外国人の所属機関の職員
・所属機関の職員から依頼を受けた弁護士・行政書士
・所属機関の職員から依頼を受けた公益法人の職員
・所属機関の職員から依頼を受けた登録支援機関の職員
・法定代理人
・親族(配偶者、子、父又は母)

とても便利なシステムですので積極的に活用することをおすすめします。在留資格のオンライン申請についての詳細は、こちらの記事出入国在留管理庁のサイトをご覧ください。

在留期間更新が不許可になる場合もある?

在留カード(期間)の更新は審査が伴うため、受理されても「不許可」とされる場合があります。

不許可になる主な原因としては、以下のようなものが想定されます。

・提出書類に整合性がない
・在留状況が良くない
・業務内容が在留資格の活動範囲外
・入管法の条件を満たしていない

もし不許可になっても、不許可理由が修正できるようなものであれば、修正した上で、既存の在留資格の期限までに再申請の手続きが可能です。

ただ、不許可の際に届く通知書(ハガキではなく、封書)だけでは、不許可理由の詳細までは分かりません。

そのため、不許可になった場合は、まず出入国在留管理庁まで不許可理由の詳細を聞きに行くことが重要です。

その際は詳細な理由と合わせて「どの点を修正して再申請すれば、許可の見込みが出てくるのか」なども併せて確認しておくことも併せて重要になるでしょう。

不許可理由の詳細を確認し、それが修正できるようなものであれば、すぐに再申請の手続きをすれば許可される可能性はあると言えます。

まとめ

今回は在留期間の更新についてお話してきましたが、いかがでしたか。

更新手続きは在留資格の認定申請ほど複雑ではないものの、更新する在留資格の活動内容や転職の有無によって必要な書類も異なってくるので、わかりづらいと思われる方もいらっしゃるでしょう。

当社はそういったお悩みを抱えている方に対して、外国人労働者の人材紹介サービスに加えて、在留資格申請や更新に関するサポートなどを提供しております。

もし少しでもご興味ありましたら、お気軽にご相談ください。

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カテゴリ:
在留資格
タグ:

中村 大介

株式会社ジンザイベースCEO。1985年兵庫県神戸市生まれ。2008年に近畿大学卒業後、フランチャイズ支援および経営コンサルティングを行う一部上場企業に入社し、新規事業開発に従事。2015年、スタートアップを共同創業。取締役として外国人労働者の求人サービスを複数立上げやシステム開発を主導。海外の学校や送り出し機関との太いパイプを活用し、ベトナム、インドネシア、タイ、ミャンマー、バングラデシュの人材、累計3000名以上の採用に携わり99.5%の達成率にて、クライアント企業の事業計画の推進に成功。このノウハウを活かし、パフォーマンスを倍加させた新しいシステムを活用し、国内在住の外国人材の就職の課題を解決すべく2021年に株式会社ジンザイベースを創業。趣味はキャンプとゴルフ。